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Content Strategy: come usare Trello per il tuo piano editoriale

Il kit d’attrezzi giusto per organizzare la tua giornata di lavoro (in solitaria o in team).

Hello Word, Rubriche di Maria Crucitti

10 dicembre 2019

Quando si lavora con i contenuti sono molte le attività che durante il giorno vanno coordinate, e la quantità di tempo da passare dietro lo schermo è considerevole.

Se aggiungiamo che molti dei nostri collaboratori sono dei freelance, o che buona parte dei task viene sviluppata online da remoto, le cose sembrano complicarsi.

In realtà con il kit d’attrezzi giusto, possiamo mutare questo scenario.

La volta scorsa abbiamo parlato del piano editoriale e di come cercare nuove idee per avere sempre contenuti freschi ed in linea con i gusti dei nostri lettori.

 

Photo by Pascal Swier on Unsplash
Photo by Pascal Swier on Unsplash

 

Stavolta ci concentreremo su come organizzare una giornata di lavoro, che sia in solitaria o con il nostro team da remoto.

Ormai esistono numerosi software che ci vengono in soccorso per tenere traccia del nostro operato, gestire le conversazioni e programmare ogni attività. Molti si domandano “Come creo un piano editoriale” oppure “Dove trovo dei template”?

Vediamolo insieme…

 

Un modello per il piano editoriale

Come creare un modello di piano editoriale interattivo? In realtà sai già come fare un tuo template, pensaci un istante, il difficile è solo renderlo interattivo. Potresti pensare di sfruttare un foglio excel su Google Drive e pianificare così le tue attività, avresti già uno schema dei contenuti testuali da redigere, magari stai già operando proprio così. Vedrai però che il sistema che sto per suggerirti risulta molto più immediato e semplice perché sfrutta degli appositi tool.

 

Photo by Fleur on Unsplash
Photo by Fleur on Unsplash

 

Lo Start Kit per lavorare da remoto

Quando si devono svolgere attività che coinvolgono un team di più persone è utile creare un account, e una propria bacheca corrispondente ad un progetto, su app apposite di gestione, come: Trello oppure Asana.

Programmi di questo tipo, che ci aiutano a schedulare i lavori, sono disponibili generalmente in versione “freemium”, cioè sono erogati in due modalità: una gratuita per gli utenti starter, ed una più evoluta, ma da sbloccare a pagamento.

Le due app appena citate sono simili, vediamone insieme una.

 

bacheca di lavoro su trello

 

 

Trello e lo stile Kanban nei tuoi progetti

Trello è un’app molto famosa ed apprezzata, sia tra i content writers freelance che nel settore del publishing, ma in realtà è possibile applicarla a svariati settori.

Appena registrati, subito dopo aver effettuato il login, possiamo creare una nostra bacheca, all’interno della quale iniziare a strutturare i task.

Per iniziare a prendere confidenza con Trello il consiglio è di provare a lanciare la tua prima Bacheca. Controlla che vi sia la spunta “privata”, che viene inserita in genere di default, ed inizia a compilare delle Liste (basta cliccare su “Aggiungi Lista”) con i seguenti nomi:

  • Idee
  • Post in Scrittura
  • In revisione
  • Articoli Online.

 

Si tratta di titoli che puoi modificare in qualsiasi momento, basta farci click nuovamente. Sia le liste che le schede sono drag and drop, puoi modificarle afferrandole col mouse per spostarle di ordine.
Se fin qui è tutto chiaro, lo step successivo è capire le seguenti funzionalità di Trello:

  • Invitare o Aggiungere collaboratori, Taggarli su un contenuto;
  • Creare, Modificare schede inserendo immagini o altri allegati, checklist, timer di scadenza, etichette, ecc.

La tua area di lavoro, se hai svolto correttamente i passaggi intermedi nelle liste, dovrebbe somigliare a questa:

 

trello compilando le liste

 

La prima scritta che vedi, “piano editoriale”, è il titolo della bacheca attiva dentro cui ti trovi, la stella accanto indica, quando spuntata, che questa è la tua bacheca preferita. La voce “personale” è visibile quando non ci sono raggruppamenti a matrioska.
Se vuoi rendere la bacheca visibile a chiunque la voce “Privata” va cambiata, ma ti consiglio di mantenerla privata ed aggiungere, di volta volta, solo membri più fidati (a cui far vedere il materiale a cui lavori).

Il logo che visualizzi in alto nella barra di Trello rappresenta il tuo account, ma se hai invitato dei collaboratori anche i loro avatar saranno lì, vicino al tuo.

Ci siamo, l’ultima funzione di cui parlare si chiama “invita”, ti permette di selezionare chi vuoi faccia parte della tua bacheca. Hai due opzioni: invitare tramite la generazione di un link (di cui puoi fare copia ed incolla sui programmi di messaggistica che usano i tuoi contatti) o inserendo la mail del tuo collaboratore.
Nei progetti ricordati sempre di assegnare i giusti permessi, o ruoli, ad ogni membro del tuo team.
Per farlo fai click sull’icona degli avatar, accanto ad “invita”, e da lì potrai gestire facilmente i permessi (Admin, Normale).

La curva d’apprendimento di un software, all’inizio, è sempre in salita perciò non scoraggiarti se non sai come muoverti fin da subito.

Sperimenta con questa prima bacheca tutte le principali funzioni di Trello e, appena sarai pronto, invita il tuo team a partecipare a quello che sarà il tuo prospetto di piano editoriale.

Good Luck.

 

 

Maria Crucitti

Una laurea in ingegneria delle telecomunicazioni ma un animo da web designer. Appassionata di tutto ciò che riguarda la SEO ed il mondo digitale. Ama l'arte, la comunicazione, il cinema ed i videogames.
Ha sempre qualcosa da annotare, tra una tazza di caffè e l'altra.
Vive a Reggio Calabria ma il luogo dove si sente a casa è internet.
Maria Crucitti